Boletines
BOLETINES
Debido a las fechas en las que nos encontramos, muchos nos habéis preguntado cómo enviar correos a los clientes, por lo que vamos a explicar cómo hacerlo, y precauciones a tener en cuenta.
Desde inmotek, se pueden enviar boletines por correo electrónico a nuestros clientes de una forma sencilla, bien sea para enviar el habitual email navideño o para llevar un control de que demandantes siguen buscando o no vivienda, o cualquier otro motivo.
Para crear un boletín, vamos a Herramientas → Boletines → enviar email (También se puede hacer a través de sms, previamente adquiriendo un paquete de SMSs)
Tal como se ve en la imagen, tenemos nuestro editor de texto para el contenido del correo, un campo para el asunto, además podemos adjuntar archivos... y en la primera fila nos encontramos “Para” y un desplegable. En el “Para” seleccionaremos a quienes queremos enviar el correo.
Como podemos observar existen diferentes opciones, todos, los que tienen una gestión, los propietarios, y dentro de propietarios diferentes selecciones como que hemos gestionado su inmueble, que no hemos gestionado, que sean gestiones (o no gestiones) de venta, alquiler; Los demandantes, todos o que tengan demandas activas, caducadas, de un tipo,... tenemos múltiples opciones, e incluso podemos clasificar los clientes en función de las etiquetas para cliente que hemos creado en inmotek.
Una vez seleccionado para quién vamos a enviar el boletín, podemos previsualizar los receptores por si queremos no enviar a alguna de esas direcciones. Pulsaremos en el icono del ojo, y clicaremos en “No enviar a” las direcciones de correo a las que no queremos que se les envíe el boletín.
Los boletines se enviarán desde la cuenta que tengamos configurada en inmotek como cuenta de oficina principal. Si esta no está configurada, no nos dejará enviar.
Para configurar su cuenta de empresa un administrador deberá ir a Opciones → Datos Empresa → Oficinas. Seleccionar la oficina principal para editarla y pulsar la pestaña comunicaciones.
Puede suceder que no queramos enviar el boletín desde el editor de inmotek, bien porque queramos enviar el boletín con una cuenta diferente a la de la oficina, bien porque estemos habituados a nuestro gestor de correo,...
Podemos en estos casos descargarnos la lista de receptores de correo en un archivo CSV, separados por “,”. Estos archivos se pueden abrir con cualquier editor de texto, desde un notepad, hasta un excel. (con el bloc de notas es lo más rápido y sencillo). O incluso simplemente ver las direcciones que lo van a recibir. De cualquiera de las formas podemos copiar el listado de receptores y pegarlo en el apartado de copia oculta de nuestro cliente de correo (MS Outlook, Mozilla Thunderbird, el webmail de gmail,...)
Para ello, tenemos los iconos de al lado del ojo, el de la “@” para visualizar los receptores, y el de la flecha con el disco duro, para descarganos en un CSV el listado de receptores.
Cuando pulsamos sobre la “@” veremos el listado de esta forma:
Si pulsamos el icono de “Descargar CSV…” dependiendo como tengas configurado el navegador, descargamos el archivo directamente donde tengamos configuradas nuestras descargas (habitualmente en la carpeta de descargas), o nos pedirá que elijamos donde queremos descargar el archivo.
Accediendo a ese archivo, y pulsamos con el botón de la derecha del ratón → Abrir con → Bloc de notas
Tendremos en un bloc de notas la lista de receptores, separada por “,” de forma que igual que cuando pre visualizamos los receptores, podemos copiarlos y pegarlos en el apartado de copia oculta de nuestro cliente de correo.
Tal como vemos en la siguiente imagen.
NOTAS: PELIGRO DE SPAM, QUE NO ENVÍE A TODOS LOS DESTINATARIOS,...
Para evitar el envío de correos spam, los servidores de correo en internet, suelen tener limitado el número de correos que puede enviarse por día. Es decir, pongamos que yo tengo el correo con la empresa X, que como límite tiene 200 correos diarios.
Cuando haya enviado 200 correos, no me permitirá enviar más correo, y cada correo que trate de enviar me será devuelto indicando que he excedido el límite diario de envíos de correo.
Ese 200 es un número orientativo, cada proveedor de correo funciona de forma diferente, y el número máximo de envíos varia. Aunque es un número bastante standard hoy día en internet.
Con GSuite por ejemplo el límite diario es de 2000 (aunque 500 para las cuentas de prueba), aunque podemos encontrarnos que lo que sigue limitando es que de esos 2000 que me permite enviar, únicamente puedo enviar un mismo correo a 500 direcciones diferentes, (Sin contar las cuentas bajo tu propio dominio). Aunque, según envió ese correo, puedo hacerlo de nuevo y enviarlo a otras 500 cuentas, y así hasta llegar a nuestro límite diario de 2000 correos (entre los 2000, se cuentan los de boletines y resto de correos que se envíen desde esa cuenta, incluidos los que inmotek envía cuando hace los cruces)
Por lo tanto, si los correos que vamos a mandar, superan el límite o andan cerca del que nos limita nuestro servidor de correo, tenemos que fraccionar los correos, enviar a una parte, hoy, otra mañana,... (si tenemos la cuenta de Google Suite, en el mismo día puedo hacer varios envíos de 500 como máximo por cada uno.)
Para ello lo mejor es la opción que hemos comentado antes, descargarnos la lista de receptores, seleccionar a quienes enviar hoy, enviarlo, marcar en el archivo a quienes he enviado, o directamente suprimir esas direcciones para no confundirnos y enviar la siguiente vez a los mismos, y guardar los cambios.